"หากเราจำแนกการบริหารประสิทธิภาพออกเป็น 3 ส่วน คือ การบริหารการผลิต การบริหารประสิทธิภาพของเครื่องจักร และการบริหารสำนักงาน เราก็ค้นพบความสูญเปล่าที่เหมือนกัน แต่แตกต่างกัน"เอาละซิ 3 อย่างที่เหมือนกัน แต่แตกต่างกัน คือ อะไร? ผมเลยอธิบายว่า "เมื่อเราวิเคราะห์สิ่งที่เรากำลังศึกษา สิ่งที่ได้เหมือนกันคือ ความสูญเปล่าจากการทำงานใน Function งานนั้นๆ แต่ความสูญเปล่านั้นๆ ไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน" กล่าวคือ
- ความสูญเปล่าจากการผลิต สามารถค้นหาได้อย่างง่าย จากสภาพ ที่ "ย้ายบ่อย คอยนาน Stock บาน งานผิด ผลิตเกิน เดินเอื้อมหัน ขั้นตอนไร้ค่า และไม่ค้นหาศักยภาพคน" ซึ่งหลักการนี้ก็คอหลักการ ของ "7 Waste +1" หรือเข้าใจกันในวางการที่ปรึกษาคือ D-O-W-N-T-I-M-E นั่นเอง
- ความสูญเสียจากการใช้งานเครื่องจักร สามารถค้นหาได้อย่างง่ายจากสภาพที่เครื่องจักรไม่ได้ถูกใช้งานหรือถูกใช้งานอย่างไม่มีคุณค่า อันประกอบด้วย Breakdown, Setup, Minor Stop, Speed Loss, Cutting Blade, Defect และ Start up หรือรู้จักกันในนามของ 7 Big loss ของเครื่องจักร อยากรู้ว่า Loss อะไรเยอะก็ใช้ OEE จับดู
- ความสูญเปล่าในสำนักงาน-Office Waste ซึ่งมีอยู่ 5 อย่าง
"อาจารย์ครับ 2 เรื่องแรก ผมพอเข้าใจ และพอรู้จักมาบ้าง และเห็นมีคนกล่าวถึงอยู่บ่อยๆ แต่ 5 Office Waste คือไรครับจารย์ อยากรู้ๆ"สุดท้ายที่วางแผนไว้จะอธิบายพอสังเขป ก็ต้องปรับเปลี่ยนไปตามความต้องการของผู้เรียน และเป็นที่มาของการนำมาขยายผล แปลงเป็นภาษาเขียนสู่กลุ่มผู้ใครเรียนรู้แบบ Online ได้อ่านกัน
เอาละ มาดูกันว่า 5 Office Wastes - ความสูญเปล่าในสำนักงาน 5 ประการ ที่ทำให้ผู้เรียนวันนั้นอยากรู้ประกอบด้วยอะไรบ้าง ขออธิบายแบบมีภาพ Mind map ประกอบหน่อยนะครับ
 |
| ภาพ : 5 Office Wastes ความสูญเปล่า 5 ประการในสำนักงาน |
จากภาพจะเห็นได้ว่า 5 Office Wastes ประกอบด้วย
- Asset Waste (ความสูญเปล่าจากการใช้สินทรัพย์) เป็นความสูญเปล่าที่เกิดจากการนำเงินไปลงทุนการจัดซื้อ จัดหา สินทรัพย์ (เช่น สินค้าคงคลัง อาคาร คลังสินค้า เครื่องจักรอุปกรณ์ ฯลฯ) มาเพื่ิอใช้งาน แต่ใช้งานได้ไม่คุ้มค่าหรือเสียโอกาสในการสร้างรายได้ ความสูญเปล่าประเภทนี้ เช่น
- มีสินค้าคงคลังมากเกิน ทำให้เกิดความสูญเปล่า เกิดเงินจม และมีต้นทุนจากการบริหารจัดการสินค้าคงคลังและการบริหารคลังสินค้าที่เพิ่มขึ้น
- ไม่ใช้ประโยชน์ สินทรัพย์ เช่น อาคาร คลังสินค้า เครื่องจักร รถขนส่ง ฯลฯ ที่ลงทุนไปมีหน้าที่ที่ต้องสร้างมูลค่า และรายได้ให้กับกิจการ ดังนั้นหากพบว่าสินทรัพย์ใดไม่ได้นำมาใช้งาน สินทรัพย์นั้นกำลังสร้างความสูญเปล่าให้องค์กร ต้องพิจารณาและตัดสินใจเพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพกันนะครับ ลองไปทบทวนดูกับค่าเหล่านี้ เช่น ROA, OEE, %Utilization ผิดปกติหรือไม่
- มีต้นทุนคงที่สูง ต้นทุนคงที่ คือ ต้นทุนที่ไม่แปรผันไปตามปริมาณของการผลิตหรือจำนวนครั้งของการให้บริการ เช่น เงินเดือน ค่าเช่า ค่าเสื่อมราคา ค่าประกันภัย ฯลฯ บางครั้งถ้ามันสูงเกินความจำเป็นก็จะยิ่งสูงเปล่า ดังนั้นควรต้องควบคุมให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม
- มีไม่พอเพียง เสียโอกาส ความต้องการที่ผันผวนก็บ่อเกิดของปัญหา เมื่อใดก็ตามที่เรามีิสินทรัพย์ เช่น สินค้าคงคลัง หรือขีดความสามารถในการให้บริการต่างๆ ที่ไม่เพียงพอและตรงกับความต้องการ ก็ทำให้เกิดการเสียโอกาสและความสูญเปล่าจากการดำเนินงาน ลองออกแบบระดับการถือครองที่เหมาะสมกันนะครับ
- ไม่ทนทาน เสียหายก่อนเวลา สินทรัพย์ที่ใช้เงินในการจัดหา/จัดซื้อ มีอายุการใช้งาน แต่เมื่อใดก็ตามที่สูญเสียหรือเสียหายก่อนเวลาอันควร ก็จะเป็นความสูญเปล่านั้นเอง
- Information Waste (ความสูญเปล่าจากการใช้ข้อมูล) เป็นความสูญเปล่าจากการจัดการระบบข้อมูลที่ขาดประสิทธิภาพ ยิ่งยุคนี้เป็นยุคของ Data Mining/Data Analytic/Big Data ซึ่งจะทำให้ข้อมูลและ Information ต่างๆ มีคุณค่าและจะแพงกว่าน้ำมันในอนาคต ดังนั้นต้องจัดการไม่ให้เกิดความสูญเปล่า โดยความสูญเปล่าจำพวกนี้ เช่น
- ต้องแปลหรือทำความเข้าใจ กระบวนการสื่อสารที่กลับไปกลับมา ไม่ชัดเจน ต้องทำความเข้าใจ นำมาซึ่งเวลาการดำเนินการที่ยาวขึ้น และก่อให้เกิดความสูญเปล่าในการดำเนินงาน
- ไม่ครบถ้วน ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน นำมาซึงการทำงานที่ผิดพลาด หรือไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ทำให้ต้องเสียเวลาในการจัดการแก้ไข หรือรอดำเนินการ
- ไม่ถูกต้อง การผลิตงานเสีย ของเสีย คือความสูญเปล่า ข้อมูลที่ผิดพลาด ไม่ถูกต้อง ก่็เป็นความสูญเปล่าเช่นกัน
- ไม่ไปในทิศทางเดียวกัน ความเข้าใจของผู้รับสารหรือข้อมูลที่แตกต่างกัน นำมาซึ่งการปฏิบัติงานไปคนละทิศละทาง กว่าจะไปถึงเป้าหมายก็ล่าช้า ดังนั้นต้องวางระบบการกระจายข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็ว เดี๋ยวนี้เทคโนโลยีใหม่ๆ มีเยอะลองพิจารณาเลือกมาใช้งานกันดูนะครับ
- ระบบการจัดเก็บไม่ดี การเข้าถึงข้อมูลที่ล่าช้า นำมาซืึงความสูญเปล่าและประสิทธิภาพในการทำงาน ลองทำ 5ส หรือ VM กับระบบการจัดเก็บข้อมูลบางก็ดีนะครับ
- People Waste (ความสูญเปล่าจากการทำงานของบุคลากร) แม้ว่ายุคปัจจุบันจะเริ่มนำระบบเทคโนโลยีอัตโนมัติ (Automation) หรือปัญหาประดิษฐ์ (AI) มาช่วยในการทำงานมากขึ้น แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่ายังจำเป็นต้องใช้คนเข้าไปมีส่วนร่วมในการดำเนินการ แต่อาจเปลี่ยนบทบาทหน้าที่ไปจากอดีต และถ้าการปฏิบัติของบุคลากรยังเป็นเช่นเดิม ความสูญเปล่าเหล่าน้ี้ก็ไม่ได้หายไปไหน
- ไม่เป็นหนึ่งเดียว (ทำงานไม่เป็นทีม) มีให้เห็นความล้มเหลวอยู่บ่อยครั้ง ที่ทำให้เกิดความสูญเสีย หรือสูญเปล่า จากการทำงานคนเดียว คิดคนเดียว มนุษย์ไม่ได้ถูกสร้างให้มีความสามารถในทุกเรื่อง แต่ให้ใช้ความสามารถเฉพาะเรื่องมาทำงานร่วมกัน เพื่อลดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้น
- ทำงานไม่เหมาะกับความสามารถ การใช้ศักยภาพของบุคลากรที่มากหรือน้อยไป ย่อมสร้างความสูญเปล่าจากการปฏิบัติ ต้องดึงความสามารถของบุคลากรมาใช้อย่างเป็นระบบ เปิดโอกาสให้คนที่มีทักษะความสามารถได้ทำ แต่อย่างเพิ่งเร่งรีบให้บุคลากรที่ขาดทักษะดำเนินการโดยที่ยังไม่ได้พัฒนา
- รองาน งานที่ต้องรอ นอกจากไม่เสร็จตามเป้าหมายแล้ว ยังมีต้นทุนจากการใช้ทรัพยากรระหว่างการรอด้วย เช่น ค่าแรงงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าพลังงานต่างๆ สิ่งเหล่านี้คือความสูญเปล่าที่ไม่ควรเกิดขึ้น
- เคลื่อนไหวมากเกินความจำเป็น ทุกครั้งที่ขยับ คิดเสมอว่าได้ทำให้เกิดมูลค่าหรือคุณค่าของงานใดๆบ้าง การเดินตัวปลิว ใช้มือเดียวทำงาน เอื้อมหยิบ หันดู ความสูญเปล่าทั้งนั้น
- ทำงานที่ไม่จำเป็น/ไม่สร้างคุณค่า คิดเสมอว่างานที่กำลังทำ เกิดคุณค่ามากน้อย อย่าลืมนะครับงานที่ทำมี 3 ประเภท คือ งานที่มีคุณค่า (VA) งานที่ไม่มีคุณค่า (NVA) และงานที่ไม่มีคุณค่าแต่จำเป็นต้องทำ (NNVA) เราต้องมุ่งเน้นทำงานที่มีคุณค่า ที่ลูกค้ายินดีจ่ายเงินกับค่างานที่เราได้ทำ
- Leadership Waste (ความสูญเปล่าจากภาวะผู้นำ) ผู้นำองค์กรหรือหน่วยงาน คือ ผู้ที่ทำหน้าที่นำองค์กรไปสู่ความสำเร็จยั่งยืน และจำเป็นต้องมีภาวะผู้นำ แต่ถ้าผู้นำเป็นบ่อเกิดให้เกิดความสูญเปล่าในการดำเนินงานแล้วละก็ ความสำเร็จเหล่านั้นก็ล่าช้า หรือเดินทางไปไม่ถึง โดยความสูญเปล่าจากภาวะผู้นำประกอบด้วย
- ขาดความมุ่งมั่น ใส่ใจ เมื่อภาวะผู้นำที่ไม่ได้มุ่งมั่น ใส่ใจ จะเป็นปัจจัยที่ทำให้กระบวนการทำงานอื่นๆดำเนินการได้อย่างล่าช้า ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ก่อให้เกิดการดำเนินงานตลอดกระบวนการที่มีแต่ความสูญเปล่า
- จัดโครงสร้างองค์กรไม่เหมาะสม โครงสร้างองค์กรเป็นกลไกในการขับเคลื่อนให้การดำเนินงานและกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างเป็นระบบและอย่างอัตโนมัติ แต่เมื่อใดก็แล้วแต่ที่ไม่ได้ถูกกำหนดให้ชัด งานนี้ไม่รู้ใครต้องทำ ภาวะผู้นำที่ปล่อยให้เกิดลักษณะอย่างนี้ในกิจการ ย่อมก่อให้เกิดความสูญเปล่า
- ขาดการจัดทำกลยุทธ์ที่ดี เมื่อภาวะผู้นำขาดการจัดทำกลยุทธ์ที่ดี เมื่อนั้นการเดินหน้าตามตามกลยุทธ์ที่วางไว้ ก็อาจไปเพียงกิจกรรมคั่นเวลา ซึ่งไม่ได้เกิดคุณค่าใดๆ
- ขาดความรับผิดชอบ ความสำเร็จมาจากความรับผิดชอบในเป้าหมาย และทำตามหน้าที่ เมื่อใดที่ภาวะผู้นำขาดความรับผิดชอบ กิจกรรมเหล่านั้นก็กลายเป็นความสูญเปล่า
- ขาดจิตสำนึกความเป็นเจ้าของ ความรู้สึกที่เป็นเจ้าของ ทำให้มีความมุ่งมั่น และรอบคอบ ในทุกก้าวย่าง ของการดำเนินการทางธุรกิจ และจะช่วยลดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงานได้เป็นอย่างดี แต่ถ้าไม่มีจะได้ความสูญเปล่ากับมาแทน
- Process Waste (ความสูญเปล่าจากกระบวนการทำงาน) ความสูญเปล่าประการที่ 5 ใน Office waste นี้คือ ความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานนั้นๆ โดยจำแนกออกได้ดังนี้
- ไม่ควบคุม ไม่ติดตามงาน งานใดก็แล้วแต่ที่ไม่ได้ควบคุม ติดตามผลตามแผนงานที่วางไว้ จะทำให้การดำเนินงาน ล่าช้า ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย มีข้อผิดพลาดบกพร่อง ที่ไม่ได้รับการแก้ไข ก่อให้เกิดความสูญเปล่า
- ปรับเปลี่ยนบ่อยครั้ง การปรับเปลี่ยนบ่อยๆ ไม่ได้ทำให้มูลค่าเพิ่ม และที่สำคัญงานใหม่ คนใหม่ วิธีใหม่ วัตถุดิบใหม่ เกณฑ์ใหม่ ต้องอาศัยเวลาในการเรียนรู้ระยะหนึ่ง กว่าจะปฏิบัติได้อย่างชำนาญ ระหว่างการฝึกนั้นๆ แลกมาด้วยความสูญเปล่าที่ใช้ไป
- ขาดความน่าเชื่อถือ Input หรือทรัพยากรใดๆ (Man Machine Material) ที่ขาดความน่าเชื่อถือ เมื่อนั้นก็ทำให้รอบเวลาการทำงานเพิ่มขึ้น ตรวจสอบมากขึ้น และสูญเปล่ามากขึ้นนั้นเอง
- ไม่เป็นมาตรฐาน การปฏิบัติงานที่ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เป็นบ่อเกิดของข้อผิดพลาด หรือของเสียจากดำเนินงานบ่อยครั้ง ดังนั้นต้องควบคุมให้มีวิธีการทำงานทีเป๋็นมาตรฐานเดียวกัน
- ไม่จัดลำดับความสำคัญ เมื่องานที่ต้องทำในช่วงเวลาเดียวกันมีหลายงาน แล้วไม่จัดลำดับความสำคัญของงาน ก็จะทำให้มีภาระงานที่ไม่อยู่ตามแผนเพิ่มขึ้น เช่น หยุดรองาน หยุดตรวจสอบ หยุดเพื่อให้ข้อมูลลูกค้า ฯลฯ ทั้งหมดเป็นบ่อเกิดของความสูญเปล่าทั้งนั้น
- ไม่ต่อเนื่อง วกไปวนมา ชีวิตการทำงานแบบเส้นสปาเก็ตตี้ คงดูวุ่นวายและตื่นเต้นดี ดูเหมือนเก่ง จัดการได้ แต่มันไม่ใช่ 555 และความวุ่นวายเหล่านั้น นำไปสู่ความสูญเปล่าที่เกิดขึ้น ทั้งเวลา ระยะทาง ค่าใช้จ่าย ที่เพิ่มขึ้นจากการปฏิบัติงานนั้นๆ
- ต้องผ่านการตรวจสอบซ้ำ เคยไหม ตรวจแล้ว ตรวจอีก ในเรื่องเดียวกัน มันซ้ำซ้อนหรือไหม ทำไมต้องตรวจ หรือกระบวนการทำงานเราไม่น่าเชื่อถือ ยิ่งตรวจยิ่งสูญเปล่า ตรวจเท่าที่จำเป็น การตรวจสอบเป็นความสูญเปล่าที่จำเป็นต้องทำก็จริง (ฺNNVA) แต่ก็ไม่จำเป็นต้องตรวจซ้ำนี่น่า
- มีขั้นตอนผิดพลาด เมื่อขั้นตอนการทำงานผิดพลาด งานที่ได้ก็ย่อมผิดพลาดไปจากเป้าหมาย หรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้ การจัดการแก้ไขสิ่งที่เกิดขึ้น ก็กลายเป็นความสูญเปล่า
มงคล พัชรดำรงกุล
วิทยากร/ที่ปรึกษา/ผู้เชี่ยวชาญการจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน การเพิ่มผลผลิตองค์กร
LineID : naitakeab, Tel 081-8476479
19 เมษายน 2561
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น