บริหารงานประจำวันให้เข้าท่ากันเถอะ (Daily Management Technique)

English Version

ในแต่ละวัน ที่เราต้องคิด ต้องทำ ต้องบริหาร ต้องตัดสินใจ รู้ใช่หรือไม่ มีหลากหลายเรื่องราวที่ทำให้เราเข้าไปเกี่ยวข้อง ซึ่งจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับลักษณะบุคคล และความรับผิดชอบภายในองค์กร โดยพาหนะที่ใช้ในการขับเคลื่อนกระบวนการบริหารภายในองค์กรมีอยู่ด้วยกัน อยู่ 5 ลำ คือ 

1. การบริหารให้เป็นไปตามนโยบาย (Policy Management) 
2. การบริหารงานประจำวัน (Daily Management) 
3. การบริหารความเชื่อมโยง (Collaboration Management) 
4. การบริหารความเสี่ยงในซัพพลายเชน (Risk Management) 
5. การส่งเสริมหรือดำเนินกิจกรรมพื้นฐาน (Bottom-up Activity) 

ซึ่งทั้ง 5 ช่องทางนี้ คือ เสาหลัก ใน 4 เสาที่อยู่ภายใต้ "บ้านตัวแบบสู่ความเป็นเลิศตลอดโซ่อุปทาน" ลองไปติดตามอ่านกันได้นะครับ

แต่สำหรับ Blog ในครั้งนี้ ผมขอนำเรื่องราวที่ใกล้ตัวคนทำงาน และเป็นเรื่องที่ปวดกระบาลที่สุด เป็นปัญหายอดฮิต ในสถานประกอบการ นั่นก็คือ "การบริหารหรือจัดการงานประจำวัน (Daily Management) ให้เข้าท่า"

ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจก่อน การบริหารงานประจำวัน คืออะไร?

การบริหารงานประจำวัน คือ "กิจกรรมทั้งหมดที่ทำเป็นกิจวัตรเพื่อให้บรรลุผลอย่างมีประสิทธิภาพตามหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงาน โดยพื้นฐานแล้วกิจกรรมดังกล่าวนี้เป็นกิจกรรมเพื่อ การรักษาสภาพปัจจุบัน ไว้  แต่ก็ รวมถึงการปรับปรุงให้ดีขึ้น ด้วย"

เอาละซิงานแบบนี้ หลายองค์กร หลายคนทำงาน มักเรียกว่า งาน Routine ซึ่งเป็นเรื่องที่แปลกมาก เพราะเป็นงานที่ทำต้องอยู่่บ่อยๆ เป็นประจำทุกวัน แต่ทำไมบางครั้งความสำเร็จในสิ่งที่ทำมันมาช้าจัง มีเรื่องให้ปวดหัว อารมณ์เสีย ความดันก็ขึ้นอยู่ทุกวัน

การบริหารงานประจำวัน (Daily Management) จะมีความสัมพันธ์และเชื่อมโยงการการบริหารนโยบาย และการบริหารกิจกรรมพื้นฐาน (ฺBottom up Activities) เป็นหลัก โดยการบริหารนโยบายมุ่งเน้นการดำเนินการพัฒนาปรับปรุงตามวงล้อ PDCA ส่วนการบริหารงานประจำวันจะมุ่งเน้นการรักษาสภาพและปรับปรุงงานโดยหมุนตามวงล้อ SDCA และถ้าผลลัพธ์จากการบริหารงานประจำวันที่เป็นปัญหาระดับวิกฤตก็จะถูกยกขึ้นมาปรับปรุงเป็นนโยบาย  ซึ่งแสดงได้ดังภาพ

กลไกการบริหารงานประจำวัน (Daily Management) และความเชื่อมโยงกับการบริหารนโยบาย (Policy Management)

เอาล่ะ! ถ้าอย่างนั้น เรามาดูวิธีการบริหารประจำวันที่ควรเป็นกันได้ดีกว่า ว่าเราต้องทำอะไรบ้างให้เข้าท่า ทั้งนี้มีขั้นตอนที่ต้องดำเนินการทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. ทำความเข้าใจกับภาระหน้าที่งานของตน
• เป็นการบอกตัวเองให้ได้ว่าหน่วยงานของตัวเอง หน้าที่ของตัวเอง มีงานอะไรที่ต้องทำบ้างทำไปทำไม (วัตถุประสงค์ของงานที่ทำ) และเป้าหมายที่อยากได้จากงานนั้น ทั้งนี้เป้าหมายของงานที่ทำ ผมขอแนะนำให้พิจารณาครอบคลุมเป้าหมาย 5  ด้าน คือ 
• ความน่าเชื่อถือ (Reliability) 
• ความรวดเร็วในการตอบสนอง (Responsiveness) 
• ความคล่องตัว (Agility) 
• ต้นทุน (Cost) 
• ประสิทธิภาพของการจัดการสินทรัพย์ (Asset management Efficiency) 
• ทั้งนี้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมของการกำหนดเป้าหมายดูเพิ่มเติมได้ที่ "พีระมิดสมรรถนะการดำเนินงาน"
2. กำหนด วิธีการ / มาตรฐาน / จุดควบคุม / จุดตรวจสอบ ในการปฏิบัติงาน
• งานที่ต้องทำมีวิธีการอย่างไร มาตรฐานการทำงานที่เป็น มีอะไรเป็นจุดควบคุม อะไรเป็นจุดตรวจสอบ เพื่อให้งานบรรลุตามเป้าหมาย  
3. ฝึกฝน ฝึกอบรม ให้ตัวเองและทีมงานทำตามมาตรฐาน หรือวิธีการที่กำหนดไว้
• เมื่อรู้ว่าวิธีการที่ดีเป็นยังไง ก็ต้องทำให้ผู้ปฏิบัติเข้าใจในส่ิ่งที่ต้องทำ ซึ่งจำเป็นต้องฝึกอบรม หรือฝึกฝนให้มีทักษะในการปฏิบัติที่ดี
4. จูงใจ ให้ปฏิบัติตามวิธีการและมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง 
• ของดีย่อมสร้างจากกระบวนการที่ดี เมื่อกระบวนการดีแล้ว ผู้ปฏิบัติเข้าใจแล้ว ขั้นตอนนี้คือการลงมือทำ ผู้นำมีหน้าที่ต้องทำให้ผู้ตามเชื่อในสิ่งต้องทำ มากกว่าบังคับให้ทำแต่เพียงอย่างเดียว 
5. ติดตาม / ตรวจสอบ / ควบคุม 
• เมื่อลงมือทำ ก็อย่าให้ปล่อยให้ทำแบบตามมีตามเกิด การบริหารงานประจำวันที่ดี ในขั้นนี้ คือ มีระบบในการติดตาม ตรวจสอบ และควบคุม เช่น การใช้กราฟควบคุม (Visual Control, Control Graph)
• ระดับหัวหน้างาน (Supervisor) ต้องตรวจสอบ การทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา อย่างน้อยเป็นรายชั่วโมง หรือเร็วกว่านั้นก็ได้ ยิ่งเร็วก็ยิ่งดี
• ระดับผู้จัดการ (Manager) ต้องตรวจสอบผลของงานเป็นรายครึ่งวัน รายวัน รายสัปดาห์
6. พบสิ่งผิดปกติ ต้องรีบแก้ไข และเกาให้ถูกที่คัน 
• ภายใต้ระบบการตรวจสอบ ควบคุม ที่ใช้ เมื่อใดก็ตามที่พบว่ามีความผิดปกติ (ไม่เป็นไปตามเกณฑ์หรือค่าควบคุมที่กำหนด) ต้องรีบดำเนินการแก้ไขโดยทันที อาจนำแนวคิด 2-2-2  มาลองประยุกต์ใช้ เช่น 
• ปัญหาแก้ไขได้เอง ใช้เวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมง
• ปัญหาแก้ไขโดยคนในองค์กร ใช้เวลาไม่เกิน 2 วัน
• ปัญหาแก้ไขโดยบุคคลภายนอก ใช้เวลาไม่เกิน 2 สัปดาห์ 
• ตัวอย่างการจัดทำแบบฟอร์มอย่างง่ายสำหรับการติดตาม ตรวจสอบความผิดปกติ ของงาน 



ตัวอย่างการสร้างระบบการควบคุมความผิดปกติ และการดำเนินการแก้ไข



7. ปรับปรุงแก้ไข วิธีการ มาตรฐาน จุดควบคุม 
• ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการจัดการสิ่งที่ผิดปกติ ทำให้เกิดวิธีการทำงาน มาตรฐาน หรือจุดควบคุมต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป อย่าลืมที่จะปรับปรุงให้การดำเนินการเหล่านั้นให้เป็นปัจจุบันและพัฒนาอย่างต่อเนื่องสู่ความยั่งยืน ป้องกันการเกิดปัญหาซ้ำ

ทั้งนี้กระบวนการในการปรับปรุงงานภายใต้การบริหารงานประจำวัน เพื่อให้บรรลุวัตุประสงค์เป้าหมายที่กำหนดไว้ สามารถประยุกต์ใช้แนวคิด PDCA (Plan-DO-Check-Act) มาใช้ได้ก็ได้ โดยเปลี่ยนจาก PDCA  เป็น CAP-D แทน ดังภาพ

กระบวนการในการปรับปรุงงานภายใต้การบริหารงานประจำวัน (Daily Management)

ลองไปทบทวนและประยุกต์ใช้ดูนะครับ น่าจะช่วยให้การทำงาน Routine ภายในองค์กรบรรลุผลสำเร็จ และใช้ชีวิตการทำงานอย่างเป็นสุขมากขึ้นๆ หากมีคำแนะนำติชมใดๆ ก็ยินดีครับ แล้วพบกันใหม่ใน Blog ต่อไปครับ

มงคล  พัชรดำรงกุล

วิทยากร/ที่ปรึกษา/ผู้เชี่ยวชาญการจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน 

LineID : naitakeab, Tel 081-8476479 

22 กุมภาพันธ์ 2561